会社の行事の断り方にはコツがある!でもプライベートを削ってまで参加は普通のことなの?

業務外での仕事の悩みと言ったら、まず思いつくのが会社の行事ですよね。

忘年会や新年会といった飲み会はもちろん、会社によってはBBQなどの大掛かりな行事もあるところも耳にします。

私が働いていた職場でも、毎年球技大会がありその後に飲み会が行われるのが恒例行事でした。

仕事とプライベートの時間をきっちりと分たい方や、人間関係で悩んでいて仕事以外では極力関わりを控えたい方がいる人にとっては、行事への参加すら悩んでしまいますよね。

今回は、そんな悩みを抱えている方に向け、相手に嫌な思いをさせず、かつ自分の都合が効くように会社の行事の断り方をお伝えしますよ!

断ったとしても、良好な関係が築ける方法となっているので、是非実践してみてくださいね。

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会社行事の不参加をメールで伝える際の注意点!ケースごとの例文も

行事への参加を断る場合には、

「参加できません」
「欠席します」

といった断言をする否定的な言葉のみだと、相手に不愉快な印象を与えてしまう場合があります。

幹事の方は、この日のために自分の時間を削って企画や予約などの準備をしてくれていますからね。

なので、相手の労力を労いながら、断りの文章を組み立てていきましょう。

メールで断りを入れる場合に使える例文も併せてご紹介しますね。

不参加を伝える時の注意点を3つご紹介!

前述のように、相手に不愉快な印象を与えないことが、お互いの良好な関係を保つために大切になります。

相手の気持ちを受け止めながらも、自分が欠席をしたいというしっかりとした意思表示をするための注意点を3つご紹介しますね。

不参加を伝える時の注意点①ひとまず行事の要項を受け入れる

「行事に参加したくないな。」と最初から、参加をする意思がない方でも、まずは行事の日時や場所などの説明を受け入れておきましょう。

「○月○日ですね!場所は、どこですか?」などと、自分から詳細を聞くことも良いですよ。

「スケジュールを確認したいので、検討しておきます!」と返事をしておいてから、数日後に断りを入れるようにすると、相手に嫌な印象を与えることはないでしょう。

不参加を伝える時の注意点②柔らかくて丁寧な印象を与える文章を作る

「参加できません。」「欠席します。」といった直接的な否定語は相手に冷めた印象を与えてしまうので、ビジネスの場面ではほぼ使用しません。

丁寧な印象を与えるためには、「申し訳ありませんが」や「検討いたしましたが」など、前置きに一文添えると丁寧な文章が出来上がりますよ。

不参加を伝える時の注意点③断る理由とお詫びを必ず添える

通院や学校行事などで行事に参加出来ないなど、必ず理由をつけて断りのメールを送るようにしましょう。

仕事の時間外なので、帰省や家族旅行などの私用で断りを入れることも、もちろん大丈夫ですよ!

嘘の理由をつけて断りを入れると、後々面倒なことになっていまいますので、正直な理由をつけることをおすすめします。

メールで不参加を伝える時の例文

それでは、実際にメールで行事の不参加を伝えるときに使える例文を3つパターン別にご紹介していきますね。

メールで不参加を伝える時の例文①飲み会の誘いを断る場合

飲み会の誘いを断る場合の例文①
件名:飲み会の出欠につきまして

お疲れ様です。〇〇です。

先日は△日の飲み会にお誘い頂き、ありがとうございました。

申し訳ありませんが、△日は使用があり飲み会に参加をすることが難しい状況です。

せっかくお誘いいただいたのに、残念ですが欠席させていただきます。

次回、機会がございましたらぜひ参加させて頂きたいと思いますので、

その際はまたお誘い頂けると嬉しく思います。

以上、取り急ぎお返事申し上げます。
〇〇部 〇〇

お詫びを伝えるとともに、次回は参加をしたいという旨を最後に付け加えると良い印象のメールに仕上がりますよ!

メールで不参加を伝える時の例文②BBQの誘いを断る場合

BBQの誘いを断る場合の例文①
件名:BBQの参加について

この度は、月末に開催されるBBQにお声がけくださり、ありがとうございました。

せっかくのお誘いの中、申し訳ありませんが、息子の学校行事と重なっているため、BBQを欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。

次回はぜひ参加したいと思っていますので、何卒よろしくお願いします。

〇〇部 〇〇

このように、端的に要件をまとめて短いメールにすることも出来ますよ。

体調が悪いことや身内の不幸があったことを理由に参加を断ることもありますが、相手に気を遣わせてしまう場合が多いです。

また、行事後には、心配をして様子を伺ってくる方もいると思うので、あまり多様はしないほうが良いでしょう。


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会社行事ってくだらない…そう思っているのは少数派?不参加は輪を乱す悪いことなの?

そもそも会社の行事って日本は世界に比べても多いことで有名です。

なので、「プライベートの時間を削ってまで、会社の行事に参加するのって正直めんどくさい!」と思っている方もいるはず。

しかし、会社の行事に参加をしないと、仕事の評価が下がるかもしれないと思って、しっかりと参加をする人の方が割合的には多い傾向があるのです。

会社側は、どのようなメリットを考えて、会社の行事を企画しているのか、まずはその理由を知っておきましょう。

会社はどうして行事を企画しているの?

忙しい中でも会社側が行事を企画することには、仕事を円滑に進めるために他なりません!

会社側にとっては、業績や作業の効率が良くなることが1番の利益となりますしね。

では、業績を上げるために行事がもたらす他の効果についてもご紹介していきますよ!

業績を上げるために行事がもたらす効果①人間関係が良好になる

行事を通して、自分や他の人のプライベートな一面が見えることってありますよね。

職場では、普段仕事の内容でしか会話をしないけれども、行事では仕事の話が一切出ないので、逆にプライベートな内容での会話が弾みやすいんです!

例えば、趣味の話になって、「今放送している〇〇のドラマを見ることが好きなんですよね。」といった話になったとしましょう。

すると、歳の離れていた上司と、いつの間にか意気投合していたなんてこともありました。

趣味以外でも、学生時代の部活上がったり、旅行好きな人からは穴場スポットを教えてもらえたりするなんていうことも!

そういった話題が弾むと、仕事の中でも会話が弾み作業の効率化に繋がるんですよね。

業績を上げるために行事がもたらす効果②自分の意見を言いやすい環境が作れる

先ほどの、プライベートな会話が弾むことが延長して、自分の意見が素直に言いやすい環境が作られることも、行事を行うメリットになります。

どうしても仕事の関係だと上司の目を気にして、本当に思っていることを言い出しにくいシーンてありますよね。

でも、プライベートの話題で弾む相手には、自分の本性を少しであっても開けている状態になっているので、知らぬ間に素直な意見が言いやすくなっているのです。

若手の意見が採用されて、仕事が成功するケースを私も何度も見てきたので、若い社員の意見は会社にとって大きな利益になることもあるんですよ。

会社の行事を欠席するリスクって何?

どうしても会社の行事を欠席したい方が考えてしまうことが、「行事を休んだ後に仕事に支障はないのか。」ということではないでしょうか。

実際のところ、行事を1度休んだだけでは仕事への影響はほぼないと思うので、安心して大丈夫ですよ。

ただし、何度も休みがちになってしまうと、会社の同僚から冷ややかな目で見られてしまう場合もあります。

行事を休んだ時にありがちなリスクについて、一緒に見ていきましょう。

行事を休んだ時にありがちなリスク①協調性がない人だと思われてしま

仕事はチームワークが大切だとうたう企業も今では多くなってきたので、「チームの輪に入れない、協調性のない人だ。」と思われてしまう場合があります。

一度、浮いてしまうと、仕事にも影響が出てしまい、最悪仕事を任せてもらえなくなるかもしれません。

そうなるリスクを避けるためにも。

行事に参加出来なかった場合には、同じ部署の人や違う部署の人に対して、自分からコミュニケーションを取るように行動すると良いですよ!

行事を休んだ時にありがちなリスク②人事評価に影響する

社内行事というものは、プライベートであってもほぼ業務の一つになるのです。

私も、会社の行事の幹事になった時には、業務時間内に作業をさせてもらっていました。

また、若手でも行事を仕切れる人は手際がよく仕事が出来る人が、直感的に多かったように感じます。

そういった意味でも、行事を仕切れる人は今後の昇進や昇格に影響することはほぼ間違いないでしょう。

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会社の行事の断り方にはコツがあるのまとめ

会社の行事は、プライベートな時間を割いてまでやる意味があるのか疑問に思っていた方も、少なからず仕事に良い影響を与えることを知っていただけたのではないでしょうか。

もちろん、私用や通院等の理由で会社の行事を欠席しても問題はないので、自分の予定を優先しつつ、行事への参加に前向きになっていただけたら幸いです。

今度も会社と良好な関係でいられるように、参考にしてみてくださいね。