メールを連名で送るときの差出人の順番にはどんな決まりごとがある？

ビジネスや仕事でメールを送る機会が多い方にとって、1番気になる事といえば、「相手がどう受け取っているか。」ではないでしょうか？

メールや手紙など、文章にして記録に残るものは相手が何度でも見返せますよね。

なので、丁寧な表現を心がけておかないと、知らないところで相手に不愉快な思いをさせてしまっている可能性があります。

そのような思いをさせないためにも、メールを送る上でのルールをしっかり理解して、お互い良い気持ちでやり取りをしたいものですよね！

今回お伝えするメールのマナーを知り、顔を合わせなくても良い関係が築けるよう配慮してみましょう。

差出人が連名の場合の順番はどうする？メールでのマナーを解説！

連名でメールを送信する場合には、基本的には役職が高い順番から記載していきます。

いい例として、学校の先生からのお便りなども役職の高い順に氏名が並んでいますよね。

学生全体に向けた文章では、校長先生が最初、学年全体に向けた文章では、学年主任、その後には担任の先生の氏名が並んでいると思います。

このイメージの通り同様に、ビジネスメールも氏名を記載していきますよ。

差出人が連名の場合の正しい順序は？

前述の通り、役職が高い方から氏名を並べて書いていきます。

では、具体的な例を2つに分けてご紹介していきますね。

差出人が連名の場合の正しい順序①同じ会社内の人で複数人の差出人を記載する場合

順番は役職の高い順に並べることを忘れずに行いましょう。

メールを送信するときは、横書きで、必ず全員の氏名を記載するようにします。

氏名の間違いがないように、送信前にもう一度確認を忘れずにしてくださいね！

差出人が連名の場合の正しい順序②複数の会社からなるメールを送信する場合

稀なケースだとは思いますが、複数の会社が関係するメールを送信する場合の記載方法もご紹介しますね。

まずは、それぞれの会社名と氏名を記載します。

順番は、関係性や立場が高い会社から順としてください。

また お客様と協力会社が同時に含まれる場合には、お客様の次に協力会社となるような順番となるよう配慮しましょう。

連名の差出人の場合によくあるミスとは？

では、連名の差出人の場合によくあるミスをご紹介します。

連名の差出人の場合によくあるミス①差出人の名前や部署を間違えた

差出人の名前のほか、複数人いる場合には部署が違うこともあるので、名前と部署が一致していなかったり、名前の漢字変換をミスしてしまうケースが多いです。

受け取った側は、違っていることに気づくときっと不愉快な思いをしてしまいますよね。

名前や部署名はその方にとって、1番大切なものにあたるので、ミスしていないか送信前にもう一度確認を必ずすることをおすすめします。

連名の差出人の場合によくあるミス②敬称のつけ忘れ

敬称をつけ忘れることはもちろん、「様」なのか「御中」なのかを種類を間違えるケースもよくあります。

また、役職名をどこにつけるのか迷っていて、そのまま付けずに送信してしまったということも、忙しい中ではありがちなミスです。

敬称をつけ忘れると呼び捨ての状態のまま、文章が送られることになってしまうので、必ずつけ忘れのないようにしましょう。

連名の差出人の場合によくあるミス③TO・CC・BCCの使い分けを間違える

ビジネスメールを送る際に、よく使用する「TO・CC・BCC」ですが。

間違えると、セキュリティ事故につながる危険性があるので、大変危険です。

特にBCCに設定するはずのメールを、間違えてCCにしてしまうと、関係者全員のメールアドレスが公表され、知らぬまに個人情報を漏らしてしまったというミスが起こります。

今一度、TO・CC・BCCの使い分けを確認しておくと、忙しい中でのメール送信のミスが減ると思いますよ。

「連名にて失礼致します」を入れると好印象！どこに挿入する？

複数人の宛名にしてメールを送る場合に記入をする「連名にて失礼致します。」の文言は、どこに挿入するか実際は決まりはありません。

しかし、入れるのと入れないのとでは、相手からの丁寧な印象に大きく差が出るので、入れたほうが好印象でしょう！

文章の内容の邪魔にならない場所に追記すると、内容も読み取りやすく丁寧なメールに仕上がるはずですよ。

実際に挿入をするときに、おすすめの場所と例文をご紹介していきますね。

「連名にて失礼致します」はメールの最初か最後に入れよう！

それでは、実際にメールの中で入れる箇所のポイントをご紹介していきますね。

あくまでも例文となるので、会社などの規程やルールがある場合には、そちらに柔軟に対応をしていただけたらと思います。

①前文に入れる場合

時候の挨拶や相手に対して体調や最近の様子を聞く文章の後に入れると良いでしょう。

本題に入る前に、連名にて失礼する旨を入れれば、本題の内容もスッと入りやすいメールに仕上がりますよ。

②締めの言葉に入れる場合

「取り急ぎ、失礼します。」などの最後の挨拶の前に入れましょう。

私としては、文章を読んだ後に連名だと分かると、相手の顔も思い浮かびやすいので、締めとして入れる方法をおすすめします。

実際にメールで文章を打ってみて、自分がしっくりくる方法を取ると良いですよ！

複数人の相手に対して送るメッセージの例文

それでは、最後に例文をご紹介しますね。

ビジネスメールとしてよく使用するテンプレートになっているので、メールの構成に悩んでいる方は、ぜひ参考にしていただきたいと思います。

メールを連名で送るときの差出人の順番のまとめ

ビジネスにおいて、たくさんの方とメールでのやり取りをすることと思いますが、顔を合わせてのやり取りでない分、丁寧さが重要となりますよね。

文章の構成やマナーをしっかりと守り、送信前に見直すことで、相手に対してしっかりとしたやり取りをすることが出来ますよ。

ぜひ、メールでのやり取りをビジネスに、うまく活用してみてくださいね。