ビジネスメールで複数人の名前を並べて送る場面は、実は想像以上によくあるものです。
たとえば、プロジェクトのチーム全体から連絡を入れたいときや、複数の部署が関係する取引先への連絡など、いろんな場面で「連名メール」が登場します。
でもそんなときに、
「この人を先に書いていいのかな？」
「名前の順番に気をつけたほうがいいの？」
と、ふと迷ってしまったことはありませんか？
特に相手が取引先や目上の方であればあるほど、順番ひとつで失礼になってしまわないかと心配になるものです。
この記事では、そんなちょっとしたけど大事な「連名のマナー」について、わかりやすく丁寧にお伝えします。
①連名でメールを送るときの差出人の正しい順番や役職との関係
②間違えやすいポイント
③「連名にて失礼いたします」の使い方や自然な表現
といったところまで、実際のビジネスシーンですぐに役立つ内容を紹介していきます。
メールは文字だけのやり取りだからこそ、相手への印象を左右するポイントがたくさんあります。
ちょっとした工夫や気配りが、信頼感や丁寧さにつながりますよ。
この記事を読めば、メールでの連名マナーに自信が持てるようになって、気持ちよくコミュニケーションができるようになるはずです。
メールを連名で送るとき、順番は重要？
差出人の順番が相手に与える印象とは？
メールの差出人の順番は、実は相手にとって
- 誰がメインの担当か
- 誰に配慮しているか
順番のちょっとした違いが、相手に「自分のことを軽視されているのでは？」という印象を与えてしまうことだってあるんですね。
とくにビジネスシーンでは、メール1通でその人の配慮や気遣い、会社としての姿勢まで伝わってしまいます。
たとえば、役職が高い人が後ろに書かれていたり、プロジェクトのキーパーソンが順番の最後にいたりすると、「この順番って適当なのかな？」と受け取られてしまうこともあります。
だからこそ、連名で送るときは順番にもきちんと気を配ることが大切なんです。
名前の順番で無意識に上下関係が見えてしまうことがあるので、誰を先に書くか、どんな意図で並べたのかを考えて丁寧に対応したいですね。
順番によってトラブルになることもある？
役職の順番を逆に書いてしまったり、関係性を無視して自分の名前を一番にしてしまったりすると、受け取った相手が違和感を覚えることがあります。
「自分よりも下の立場の人が先に名前が来ている」と気づいた相手が、不快に感じる可能性もありますよね。
また、こうした小さなミスや気配りの不足がきっかけで、「この会社はマナーがなってない」と思われてしまい、仕事の信頼関係にヒビが入ってしまうこともあるかもしれません。
順番というのは一見細かいようでいて、相手の気持ちに対する思いやりが表れるポイントです。
名前の順番を決めるときは、受け取る側の立場や気持ちを想像して、丁寧に選んでいきたいですね。
連名メールの差出人の正しい順番とは？
上司・目上の人がいる場合の基本ルール
連名の差出人を書くときは、まず基本として「役職が高い順」に並べるのがマナーです。
これは社内メールでも社外メールでも共通して使えるルールであり、誰に対しても失礼のない、安心できる方法といえます。
たとえば、同じ会社の人たちで連名にする場合を考えてみましょう。
部長・課長・担当者の3名が連名でメールを送るときは、
- 必ず部長が最初に
- その次に課長
- 最後に担当者
この順番は、受け取る相手に対して
「誰が責任者であるか」
「どの立場の人が関わっているのか」
が一目でわかるようにするための配慮でもあります。
これは学校の通知を思い出すとわかりやすいかもしれません。
全校生徒宛の案内であれば、
- 校長先生が一番上に書かれ
- 次に教頭先生
- 最後に担任の先生
ビジネスメールもまったく同じ感覚で考えると、失礼がなく安心です。
さらに、役職が同じでも年齢や社歴に大きな差がある場合など、微妙な関係性があるときには、社内の慣例やチーム内での合意をもとに順番を調整しておくとよりスムーズです。
「一応確認しておこう」という気配りが、後々のトラブル防止にもつながりますよ。
社内・社外で違う？ケース別の並び順
同じ会社の中だけであれば、先ほどのように役職順で並べれば基本的には問題ありません。
ただし、複数の会社が関わるような連名メールになると、もう少し慎重な対応が必要になります。
たとえば、取引先や顧客とのやり取りで、自社のメンバーと相手先の関係者を連名で差出人に入れるような場合には、まず「立場が上とされる人・会社」を先に書くのが基本です。
具体的には、取引先やお客様の名前を最初に、自社のメンバーはそのあとに続けて記載します。
これは「相手を立てる」という日本ならではのビジネスマナーの一つであり、相手に敬意を示すうえでもとても大切なポイントです。
たとえば、
「株式会社〇〇 〇〇様 ／ 弊社 △△課 □□」
のように記載することで、相手への配慮と自社の立場を明確に伝えることができます。
また、複数の会社が対等な立場で連携している場合や、プロジェクトチームでの共同発信などでは、会社名のアルファベット順や業務の担当領域ごとに分けて順番を決めるケースもあります。
その場合も、お互いに事前に確認しあって、納得した順番で記載するのが安心です。
こういったケースでは、細かな気配りと事前確認がトラブル防止にもつながります。
相手との信頼関係を保つためにも、差出人の順番には一手間かけておきたいですね。
連名メールの書き方とマナー
宛名・署名の連名ルールとポイント
宛名を書くときに連名にする場合は、「株式会社〇〇 営業部 〇〇様、△△様」のように、役職や所属部署を明記したうえで、それぞれの名前をカンマ区切りで並べて書くと丁寧です。
複数人への宛先を明確にすることで、誰に対してのメールなのかが一目で伝わりやすくなります。
また、署名の部分でも連名で送っていることをきちんと伝える表現を使うと、より印象が良くなります。
たとえば、
- 「〇〇と△△より連名にてご連絡差し上げます」
- 「本メールは〇〇・△△よりお送りしております」
さらに、「連名にて失礼いたします」という一言を添えることで、より柔らかく、配慮ある表現になります。
状況に応じて、前文や締めの文中に挿入すると、メール全体がより洗練された印象に仕上がりますね。
署名欄では、それぞれの名前・部署・連絡先を縦に並べて表記するのが一般的です。
同じ会社のメンバーであれば会社情報は共通にしておき、名前と所属だけ個別に書くと見やすくなります。
複数人のメールアドレスの書き方は？
To・CC・BCCの使い分けも、ビジネスメールではとても重要です。
基本的には、メールの内容について直接の対応をお願いしたい人をTo欄に入力します。
そして、その内容を共有したい人、参考として伝えておきたい人はCC欄に入れるようにしましょう。
BCCは、受信者同士にアドレスが見えないように送信できる機能です。
この「BCC」は情報共有の場面では便利ですが、誤ってBCCで送るべきメールをCCにしてしまうと、個人情報の漏えいにつながる可能性があるのでとても危険です。
たとえば社外の複数企業に案内を送るときに、BCCに入れるつもりがCCになってしまうと、他社のアドレスがすべて見えてしまい、トラブルになるケースもあります。
送信前には必ず一度、To・CC・BCCの使い方が間違っていないかを見直す習慣をつけると安心ですね。
また、ToやCCに入れる名前の順番についても、社外の方を優先して記載し、社内メンバーはその後に並べると、より丁寧な印象になります。
ちょっとしたことですが、受け手の印象を大きく左右するポイントです。
こんなときはどうする？ケース別の順番の決め方
同じ役職の人同士での順番は？
同じ役職の人が連名になる場合は、まずその人たちの業務上の役割や関係性を考慮して順番を決めるのが自然です。
たとえば、同じ課の課長が2名いる場合でも、
- 今回の案件のメインでやりとりをしている方
- 話の主導権を持っている方
また、所属部署が違う場合には、より関係の深い部署の人を先に記載するという配慮も大切です。
メールを受け取る相手の立場で見たときに、「この人が窓口なんだな」と思ってもらえる順番が理想的ですね。
迷ったときは、メールの内容に直接関わっている「主担当者」や「進行役」を一番最初に記載するのが無難です。
それでも判断に迷うようであれば、連名にする相手と相談してお互いに納得できる順番を決めておくと、余計な誤解を防げますよ。
プロジェクトチームや複数部署のときは？
プロジェクトチームや複数の部署が関わっている場合には、誰を先に記載するかで迷いやすい場面が多くなりますよね。
こうしたケースでは、まず
- チームの代表者
- 意思決定者
また、部署ごとに分けて記載する場合には、
「開発部：●●、〇〇／営業部：△△、◇◇」
のように、部署単位で区切りながら表記すると、より分かりやすく整った印象になります。
プロジェクトの内容や規模によっては、関わっている全員を並べるよりも、代表者＋担当者数名に絞って記載したほうが、相手にも伝わりやすく読みやすいメールになります。
相手に「誰がこの話のキーパーソンなのか」が伝わるように順番を意識することが、円滑なやり取りにつながりますよ。
メールの連名で失礼にならないために気をつけたいこと
社内ルールがある場合は必ず確認を
会社によっては、メールの文面や差出人の順番について、独自のルールやガイドラインが設けられていることがあります。
とくに大手企業や官公庁、またはその関係機関とのやり取りが多い部署では、文面の形式や名前の記載順に厳格な規定がある場合が少なくありません。
たとえば、役職の表記方法や敬称の付け方、連名の順序にまで細かく決まりがあるケースもあり、「社内の規定に合っていない」という理由で差し戻されてしまうこともあります。
場合によっては、テンプレートの使用が義務付けられていることもあるため、独自の書き方をしてしまうとトラブルの原因になってしまうことも。
こういったミスを防ぐためには、送信前に必ず社内マニュアルやチーム内の共有文書を確認したり、同僚や上司に一言聞いておくと安心です。
特に初めて連名メールを送るという場面では、経験者にフォーマットを見せてもらうなど、事前確認を丁寧にしておくと自信をもってメールを出すことができますよ。
相手に敬意を示す書き方を心がけよう
連名であることを相手に伝える際に使う「連名にて失礼いたします」という表現は、受け手に対して非常に丁寧で誠実な印象を与えるフレーズです。
形式張って聞こえるかもしれませんが、目上の方や初めてやり取りする相手に使うと、「きちんとマナーをわきまえている」と感じてもらいやすくなります。
ただし、このフレーズをどこに入れるかも重要なポイントです。
前文（あいさつ文）のあとに入れると本文の内容にスムーズにつながりやすくなりますし、締めの挨拶の直前に入れることで、「実はこのメールは複数人からの連絡です」と自然に伝えることもできます。
また、同じ意味合いでも
- 「〇〇とともにご連絡申し上げます」
- 「複数名よりご連絡差し上げます」
より親しみのある文面を作りたいときや、文章全体の雰囲気に合わせたいときには、こうした言い回しを選んでみてくださいね。
重要なのは、表現そのものよりも、「相手への敬意や配慮をきちんと伝えよう」という気持ちです。
無理に形式にとらわれすぎず、自分の言葉で丁寧に伝えることも、相手にとっては好印象につながりますよ。
まとめ
メールのやり取りは、相手の表情や声のトーンが伝わらない分、文章の言葉選びや構成、そしてちょっとしたマナーによって印象が大きく左右されます。
特に連名でメールを送る場面では、
- 誰が主導しているのか
- どんな立場の人たちが関わっているのか
今回ご紹介したように、差出人の順番や敬称、表現の丁寧さに気を配ることで、相手に対してしっかりとした印象や信頼感を持ってもらえるようになります。
また、社内ルールの確認や、関係者との事前すり合わせも、メールトラブルを避けるためにとても大切です。
連名のメールというのは、形式的に見えても、実は相手への配慮やチームとしての姿勢を伝える大事なツールのひとつ。
だからこそ、今回の内容をしっかりと活かして、今後のメール対応に役立ててみてくださいね。
ちょっとした気遣いが、相手との良い関係づくりにつながります。
誠実で丁寧なメールが、あなたの信頼を高め、ビジネスをスムーズに進める大きな力になりますよ。