平日の昼間に役所に行くのがむずかしい…という方、多いのではないでしょうか。
仕事があったり、育児や介護で外出が難しかったりすると、役所の窓口に行く時間を確保するのはなかなか大変ですよね。
そんなときにとても助かるのが「パスポートの代理申請」という制度です。
でも、
「代理で申請するってどうやるの？」
「誰に頼んでもいいの？」
「必要なものは何？」
「委任状って絶対必要なのかな？」
など、わからないことや疑問も出てくると思います。
実はこの代理申請、きちんと準備しておけば意外とスムーズにできるんですよ。
ただし、必要書類や記入方法、受け取りのルールなど、事前に知っておくべきポイントもいくつかあります。
この記事では、パスポートを代理で申請したいと考えている方に向けて、
「代理申請の流れや必要な書類」
「委任状の有無」
「受け取りに関する注意点」
などを、できるだけわかりやすく、ていねいにご紹介していきます。
この記事を読めば「これならできそう！」と安心して手続きにのぞめるはずですよ。
パスポートは代理で申請できる？まずは基本をチェック
どんなケースで代理申請が認められているの？
パスポートの代理申請は、実は多くのケースで認められています。
たとえば、新規発行だけでなく、
- すでに持っているパスポートの有効期限が迫っている場合の切り替え申請
- 名前や本籍地が変わった場合の変更申請
- スタンプを押すスペースが足りなくなったときの査証欄の増補
忙しくて平日に役所に行く時間が取れない方や、体調不良や高齢などで外出が難しい方には、とてもありがたい制度ですね。
ただし、すべての申請が代理でできるわけではないという点には注意が必要です。
申請先の市区町村や都道府県によって、必要な書類の細かい内容やルールが異なることもあります。
特に地方によっては、対応している代理申請の範囲が違うこともあるので、必ず事前に自治体の窓口やホームページなどで確認してから手続きを進めてみてくださいね。
代理人になれるのは誰でもいいの？家族以外もOK？
パスポートの代理申請では、基本的に誰でも代理人になることができます。
親や配偶者、兄弟姉妹といった家族はもちろん、友人や同僚など、第三者でも条件を満たせば代理人として申請が可能です。
ただし、大切な書類を取り扱う手続きになるので、信頼できる人にお願いすることが何よりも重要です。
代理人が持参しなければならない本人確認書類（たとえば運転免許証やマイナンバーカードなど）も忘れずに準備しましょう。
また、代理人として窓口で申請する場合、申請者本人の自署が必要な箇所が正しく記入されていないと受理されないことがあります。
そういった細かい点まで代理人と事前にしっかり確認しておくと、手続きがスムーズに進みますよ。
代理申請に必要な書類とは？これだけは揃えて
本人分として必須の書類一覧
代理申請でも、基本的に本人が申請する場合と必要な書類は同じです。
きちんと準備しておくことで、スムーズに手続きが進みますよ。
では、主な必要書類を詳しく見ていきましょう。
まずは「一般旅券発給申請書」が1通必要です。
これはパスポートの申請を行う際の基本となる書類で、申請内容を正確に記載する必要があります。
申請書には申請者本人が自署すべき欄もあるので、あらかじめ記入を済ませておくと安心です。
次に必要なのが「戸籍謄本」または「戸籍抄本」です。
これらは、申請日前6か月以内に発行されたものでなければなりません。
本籍地と現在の居住地が異なる場合、戸籍の取り寄せに時間がかかることもあるので、早めに準備しておくのがおすすめです。
顔写真も1枚用意しましょう。
こちらも申請日前6か月以内に撮影されたもので、パスポート用の規格（サイズや背景、表情など）に適合している必要があります。
写真スタジオなどで「パスポート用」と伝えると、規格に合った写真を撮ってもらえるので安心ですよ。
そして忘れてはいけないのが「本人確認書類」です。
これは、運転免許証やマイナンバーカード、写真付きの住民基本台帳カードなど、公的な身分証明書でコピーは認められていないため、必ず原本を用意する必要があります。
これらの書類は、本人による申請でも代理申請でも基本的に同じものが求められますので、しっかりチェックして事前に揃えておきましょう。
代理人に必要なもの｜免許証やマイナンバーカードなど
代理申請を行う代理人には、代理人自身の本人確認書類を持参することが求められます。
これは、本人ではなく代理人が手続きを行う場合でも、身元がしっかり確認できるようにするためです。
たとえば、運転免許証やマイナンバーカードといった、写真付きの公的な証明書が必要です。
顔写真がついていること、そして有効期限が切れていないことが大切です。
住民基本台帳カード（写真付きのもの）や障害者手帳、在留カードなども有効な身分証明書として使える場合があります。
また、原則としてコピーは不可で、原本の提示が必要となります。
書類を忘れてしまうとその場で申請ができないため、代理人が出かける前に持ち物リストとしてチェックしておくと安心です。
さらに、役所によっては、身分証明書を2種類以上求められる場合もありますので、できれば予備の証明書も準備しておくとより確実です。
切り替え申請なら古いパスポートも忘れずに
もし代理で切り替え申請を行う場合は、以前に発行された古いパスポートも忘れずに持っていきましょう。
古いパスポートは、新しいパスポートへの切り替えの際に確認書類として使われるだけでなく、本人確認書類のひとつとしても活用されることがあります。
たとえば、氏名や性別、本籍地などに変更がない場合には、この古いパスポートが本人確認の役割を果たしてくれる場合があるんです。
そのため、更新や切り替えの申請を予定しているときは、パスポートの有効期限をチェックして、忘れずに持参しましょう。
また、パスポートが損傷していたり、記載事項が読み取れない場合には、追加の書類が必要になることもあります。
状態に不安があるときは、事前に窓口へ相談しておくと安心ですね。
委任状は必要？いらない？ケースで変わるその判断
「申請書類等提出委任申出書」が必要なケースとは
代理でパスポート申請をする際には、多くのケースで「申請書類等提出委任申出書」という専用の委任状が必要となります。
これは、代理人が本人の代わりに申請書類を提出することを正式に許可した証拠として求められるものです。
この書類には、申請者本人と代理人の両方が自筆で署名を記入しなければなりません。
つまり、申請者が誰に代理を頼むかを明確にし、その意思を確認するための書類でもあるんですね。
この委任申出書には、申請者の氏名や生年月日、住所のほか、代理人の氏名や連絡先なども記入する欄があります。
場合によっては、押印が求められる地域もあるため、書類の記載方法については事前にしっかりと確認しておくことが大切です。
また、書き間違いや記載漏れがあると申請が受理されないことがあるため、記入後は再度チェックしてから提出するようにしましょう。
委任状が不要なケース（子どもの申請や成年後見など）
一方で、すべての代理申請において委任状が必要というわけではありません。
たとえば、未就学児など小さなお子さんのパスポート申請を親権者である親が行う場合や、成年後見制度を利用している方の申請を法定代理人が行う場合には、委任状の提出が不要とされています。
これは、申請者が自力で手続きを行うことが難しいと想定されるケースにおいて、すでに代理権があるとみなされているためです。
ただし、こういった場合でも、代理人としての関係性が証明できる書類（たとえば戸籍謄本や後見人登記証明書など）が別途必要になることもあるので、役所に事前確認するのがおすすめです。
また、子どもの申請であっても、祖父母や知人など親権者以外が申請を行う場合には、通常どおり委任状が必要になります。
あくまで「法定代理人」としての立場が認められている場合のみ、委任状が省略できるという点に注意しましょう。
委任状の書き方と注意点｜自署が必要な欄に注意
パスポートの申請書には、申請者本人が自筆で記入しなければいけない欄がいくつかあります。
その代表的なものが「所持人自署欄」や「申請者署名欄」です。
これらは、本人の意志で申請していることを示すために必要な情報であり、他の誰かが代筆することは基本的に認められていません。
また、「刑罰等関係欄」と呼ばれる欄にも、本人の署名が必要になります。
これは過去に罰金や刑罰を受けた経験があるかどうかを記入するもので、正確な情報と本人の意思確認が求められる重要な部分です。
そして、委任状そのものにも申請者の自署欄があります。
どれも記入ミスや署名の漏れがあると、せっかく窓口に行っても申請が通らないという残念なことになりかねません。
高齢者や文字の記入が難しい方が申請する場合などは、事前に誰かと一緒に確認するなど、対策しておくと安心です。
なお、未就学児などで自署ができない場合には、法定代理人が代筆することも可能です。
その場合も、関係性が確認できる書類の提示が必要になるケースがあるので、こちらもあわせて確認しておきましょう。
パスポートの受け取りは代理でもできるの？
基本は「申請者本人のみ」が原則
パスポートの申請は代理人でも可能ですが、完成したパスポートの受け取りについては、原則として申請者本人が必ず自分で行わなければなりません。
これは、パスポートが非常に重要な身分証明書であることから、受け取り時の本人確認がとても厳格に行われるためです。
誰かに代わりに受け取ってもらうことは、基本的に認められていません。
本人確認では、写真付きの公的な証明書との照合などが求められますので、代理人では対応できない仕組みになっています。
こうした制度は、万が一の不正取得や他人によるなりすましを防ぐためにも、大切なルールといえるでしょう。
もし平日に受け取りが難しい場合は、役所によっては夜間や休日にも対応してくれる「特別窓口」や「交付日指定」の制度を設けていることがあります。
申請者の負担を少しでも軽くする工夫もされているので、あらかじめ該当する役所の対応を調べておくとスムーズです。
受け取りも代理でできる例外とは？（訂正・増補など）
ただし、すべてのケースで代理受け取りが不可能というわけではありません。
たとえば、パスポートの訂正申請や査証欄の増補といった、特定の条件に当てはまる申請については、代理人が受け取りを行うことが認められることもあります。
その際も、絶対に必要なのが、旅券引換書に記載されている「代理受領委任欄」に申請者本人が自筆で署名していること。
この署名があることで、代理人に受け取る権限が正式に委任されたと認められるため、申請者の意思確認の意味でも非常に重要です。
代理で受け取るときの委任状と本人確認の条件
代理人がパスポートを受け取るには、申請者本人が事前に記入した旅券引換書の「代理受領委任欄」が必要です。
ここに不備があると、代理人が受け取りに行っても手続きが進まないので注意が必要です。
さらに、代理人自身の本人確認書類の提示も必要です。
たとえば運転免許証やマイナンバーカードなど、写真付きの公的な身分証明書を原本で持参しなければなりません。
コピーでは受け付けてもらえませんので、忘れずに準備しましょう。
また、自治体によっては代理人に対しても追加の確認事項を設けているところもあります。
念のため、受け取りに行く前に一度役所に電話で問い合わせておくと、当日に慌てずに済みますよ。
代理申請できないケースもあるので注意！
海外在住・損傷・紛失・刑罰該当などの場合
すべてのパスポート申請が代理でできるというわけではありません。
状況によっては、代理申請ができないケースもあります。
たとえば、次のようなケースです。
一時帰国中で日本国内に住民登録がない場合
パスポートを紛失してしまったり、著しく損傷していたり、焼失してしまった場合
過去に刑罰を受けたなど、申請書に該当事項がある場合
渡航先が紛争地域などで、旅券の二重発給を希望しているケース
こういった特殊なケースでは、本人確認の厳格性が特に重視されるため、代理では手続きができず、必ず本人が直接窓口に出向く必要があります。
10人以上の団体申請は事前相談が必要
会社や学校、団体旅行などでまとめて10人以上のパスポート申請を行う場合には、「団体申請」として特別な取り扱いになることがあります。
これは、通常の個別申請とは異なり、手続きの流れや必要書類、提出方法が変わることがあるため、事前にしっかりと確認しておくことが大切です。
たとえば、申請用紙の記入や本人確認の段取りなどを一括でまとめて行えるケースもあり、うまく利用すればスムーズに申請を済ませられるメリットがあります。
ただし、その反面で、事前の打ち合わせや準備が必要となるため、担当者が代表して動く場合はスケジュール管理も重要です。
必ず自治体のパスポート窓口に事前連絡を入れ、団体申請に必要な書類や手続きの流れについて確認を取りましょう。
自治体によって対応方法が異なることもあるため、早めの相談がおすすめです。
まとめ｜代理申請でも準備がカギ！安心して手続きするために
受け取りは本人が必要な点に要注意
申請そのものは代理人でもOKですが、完成したパスポートの受け取りについては、原則として申請者本人が行く必要があります。
この点は意外と見落とされがちですが、非常に大切なルールです。
受け取り時には厳格な本人確認が行われるため、代理人では対応できない仕組みになっているんですね。
特に仕事や育児、介護などで平日に時間がとれない方は、あらかじめ役所の交付窓口の時間をチェックしておくと安心です。
最近では、平日夜間や週末にも対応している自治体も増えてきており、柔軟な対応をしているところもあります。
自分のライフスタイルに合った時間帯に合わせて交付のタイミングを調整できるかもしれません。
役所によって細かいルールが異なるので、事前確認が安心
パスポートの申請や代理での手続きは、全国共通のルールもある一方で、自治体ごとに細かな取り扱いや受付方法が異なることも多いです。
たとえば、必要書類の細かい指定や、申請書類のフォーマット、提出時の窓口での流れなどが地域によって違う場合があります。
そのため、申請を考えている方は、手続きの直前ではなくできるだけ早めに、役所のホームページをチェックしたり、電話や窓口で直接確認しておくと安心です。
特に混雑しやすい時期や繁忙期などは対応に時間がかかることもあるので、早め早めの行動がスムーズな手続きへのカギになります。
無理なく確実に手続きを進めるためにも、事前準備をしっかりして、代理申請という制度をうまく活用してみてくださいね。